Tips om je mailbox te organiseren

Tips om je mailbox te organiseren

Tips om je mailbox te organiserenIllustratie door Webdesign

Als je gebruik maakt van zakelijke Hosting dan zal je hierbij gegarandeerd mail nodig hebben.Wanneer je hierbij veel mails krijgt kan het best zijn dat je mailbox een onoverzichtelijke chaos wordt.
Daarom dien je dit te organiseren waar dit mogelijk is, echter kan dit best een moeilijke taak zijn.In deze blogpost gaan we doornemen hoe je het beste je zakelijke mailbox kan organiseren.

Markeer belangrijke mails

De afzender kan vaak aangeven bij het versturen of dit belangrijke mails of niet.Dit wordt echter niet altijd gebruikt en daarom is het van belang dat je dit zelf ook gaat doen.
Gelukkig kan dit in bijvoorbeeld Outlook gemakkelijk door het het te markeren met een bepaalde categorie.Je kan hierbij een kleur selecteren en hier eventueel zelf de naam van de categorie aanpassen.
Ook bij het versturen van mail kan je markeren dat dit een belangrijke mail is.Dit in Outlook door op het rode uitroep tekentje te drukken en de mail komt dan bij de ontvanger binnen dat het gemarkeerd is.

Maak mappen aan

Als je veel mail krijgt dan is de kans best groot dat je bepaalde mails over het hoofd ziet.Daarom is het belangrijk dat je mappen aanmaakt om je mailbox te organiseren.
Je kan ook instellen in de webmail van MijnHostingPartner dat mails van bepaalde mail adressen automatisch naar bepaalde mappen geplaatst worden.Wanneer je bijvoorbeeld een contact formulier hebt op je WordPress Hosting kan je mails hiervan automatisch in een gewenste map laten plaatsen.
Zo kan je gemakkelijk overzicht houden van wat er precies verstuurd wordt vanaf je contact formulier.Het is wel belangrijk om je contact formulier goed te beveiligen aangezien er vaak spam vanaf contact formulieren verstuurd worden.
Je kan dit bijvoorbeeld doen door een plug-in als Google Captcha te installeren.Hiermee wordt vrijwel alle spam vanuit contact formulieren tegen gehouden zodat je dit niet in je mailbox krijgt.

Een catch all adres

Het kan zijn dat mensen perrongeluk mails naar een verkeerd mail adres versturen.Een catch all adres is bedoeld om dit verder voor je op te vangen en alsnog naar je inbox te brengen.
Alle mails die naar niet bestaande mail adressen verstuurd worden komen hierbij binnen op deze mailbox.Zo kan je klanten of bezoekers toch helpen ondanks dat ze dit naar het verkeerde mail adres hebben verstuurd.
Hou er wel rekening mee dat er op dit soort mail adressen vaak spam binnen komt en daarom moet je de spam filter goed instellen.

Stel je spam filter in

De spam filter is hartstikke belangrijk voor je mail omdat je anders vrijwel alleen maar ongewenste mail binnen krijgt.Gelukkig is de spam filter van MijnHostingPartner scherp afgesteld waardoor vrijwel bijna elke spam mail opgevangen wordt.
Echter kan het wel eens voorkomen dat er voor alsnog spam binnen komt op het mail adres.Om die reden is het aan te raden om als nog je Spam filter in te stellen en aan te scherpen om je mail veilig te houden.
Zo zit je niet eindeloos door spam heen te scrollen maar kan je gewoon normale mail alsnog beheren.

schoon je mailbox op

Je mailbox opschonen hoort natuurlijk ook bij het organiseren van je mailbox.Zo kan je een stuk makkelijker overzicht houden op welke taken je precies nog moet doen en welke je al gedaan hebt.
Dit kan je ook door middel van verschillende mappen doen.Denk er bijvoorbeeld aan verschillende mapjes aan te maken genaamd "to do" en "afgehandeld"
Zo kan je gemakkelijk je taken organiseren met wat je nog precies moet doen en wat je al gedaan hebt.Ook voorkom je hiermee dat je alles op 1 plek hebt staan en kan je het makkelijk organiseren.

Back-ups

Het maken van een back-up is belangrijk voor je website maar ook voor je mail adres.Zo heb je altijd lokaal een back-up van je mailbox dus mocht je ooit data kwijt raken dan kan je dit zo herstellen.
Het is aan te raden om een keer per jaar lokaal een back-up te maken van je mailbox en vervolgens je mailbox leeg te maken.Zo kan je dit elk jaar verwerken in een archief en kan je de mailbox per jaar organiseren.
Hiermee schoon je niet alleen je mailbox op maar je bespaart ook nog ruimte op je hosting space.Ook is hierdoor je mailbox een stuk compacter waardoor je er minder lang in hoeft te zoeken.
Mocht je verder nog vragen hebben dan je altijd kijken of er een chat medewerker aanwezig is.Indien er niemand op de chat aanwezig is kan je een ticket aanmaken via ons ticket systeem.Contact via Facebook of Twitter is ook mogelijk.