Een Out of Office (vakantiemelding) instellen

De tijd van het jaar begint er weer aan te komen, de vakantietijd! Voor vele startups en bedrijven is de zomerperiode wat rustiger, en zijn er vakanties gepland en de kofferbak volgeladen. Vergeet echter niet om even een vakantiemelding in te stellen op je email, zodat mogelijke nieuwe zakenrelaties niet verloren gaan. Of juist die ene klant niet gelijk gefrustreerd raakt. 

Laten we een kijkje nemen naar hoe jij de out of office melding kunt instellen naar wens bij ons binnen de webmail, of gelijk via het klantenpanel. En waar je nog meer aan kan denken om frustratie te voorkomen!

Redenen voor een Out of Office melding

Er zijn een aantal voorname redenen waar een Out of Office melding voor zorgt. Namelijk de volgende: 

Behoud van nieuwe zakenrelaties: Je voorkomt dat potentiële nieuwe klanten of leads verloren gaan omdat ze denken dat je ze negeert.

Voorkomen van klantfrustratie: Bestaande klanten weten direct waar ze aan toe zijn en raken niet gefrustreerd door een uitblijvende reactie.

Verwachtingsmanagement: Je geeft de afzender direct duidelijkheid over wanneer ze wél een reactie kunnen verwachten (of bij wie ze in de tussentijd terechtkunnen). Wees altijd wat breder in de reactie, vaak als je terugkomt van vakantie kan je tempo iets lager liggen. 

Professionele uitstraling: Het toont aan dat je proactief meedenkt met je relaties en je communicatie goed op orde hebt, zelfs als je van je rust geniet.

Laten we een kijkje nemen naar hoe jij deze out of office-melding eenvoudig naar wens instelt binnen onze dienstverlening, en waar je nog meer aan kunt denken om frustratie bij je relaties te voorkomen!

Out of Office melding instellen

Je kan bij ons de Out of Office melding instellen via het klantenpanel, of direct even via de webmail. In het volgende artikel hebben we de stappen voor je klaarstaan: 

https://www.mijnhostingpartner.nl/client/knowledgebase/e-mail/algemene-mail-informatie/out-of-office-melding-instellen/

Waar onder het Basis artikel de manier via het klantenpanel wordt uitgelegd, en bij Advanced de plek op de webmail wordt getoond. Met enkele stappen is dit dus zo geregeld. En wordt de melding verzonden naar je contacten, met de volgende regels hierin verwerkt: 

Het automatisch antwoord wordt verstuurd met de bovenstaande instellingen naar iedereen die je direct een mail verstuurd. Nieuwsbrieven, mailing lijsten, fowards, of aliassen die je binnenkrijgt krijgen hierin geen automatisch antwoord terug. Verder wordt het automatisch antwoord maar 1 keer per dag verzonden naar een partij. Dit betekend dus dat er geen stortvloed aan automatische antwoorden volgt. 

Indien je dit even wilt testen, doe dit dan even met een extern email adres. Als je aan jezelf wat verstuurd dan geld dit namelijk ook niet. 

Verder kijken dan je inbox: communicatie op je website en socials

Een Out of Office-mail dient niet vergeten te worden, maar tegenwoordig zoeken (potentiële) klanten op veel meer plekken naar contact. Om radiostilte en frustratie écht te voorkomen, is het slim om je vakantieperiode ook via deze drie cruciale kanalen te communiceren:

• De Contactpagina (en je openingstijden): Dit is de eerste plek waar mensen naartoe gaan als ze een vraag hebben. Pas de tekst op je contactpagina tijdelijk aan. Vermeld duidelijk de data waarop je afwezig bent. Is je reactietijd normaal gesproken binnen 24 uur? Geef dan aan dat het nu bijvoorbeeld een paar dagen kan duren, of verwijs naar een noodnummer als je dat hebt.

• Een notificatiebanner op je website: Heb je een webshop of lever je diensten via je site? Plaats een subtiele, maar duidelijke notificatiebalk (een 'announcement bar') bovenaan je homepage. Zo zien bezoekers direct bij binnenkomst dat de verwerking van bestellingen of offertes tijdens de vakantieperiode iets langer kan duren. Dit voorkomt ongeduldige mailtjes achteraf.

• Social media & automatische DM-reply's: Klanten schromen niet om een berichtje te sturen via Instagram, Facebook of LinkedIn. Plaats een kort bericht over je vakantiesluiting of pas je bio tijdelijk aan. Nog belangrijker: stel een automatische beantwoording in voor je Direct Messages (DM's). Net zoals je Out of Office-mail, krijgt iedereen die je een chatbericht stuurt dan direct een melding dat je even van de zon geniet.

Vergeet verder Google Mijn Bedrijf niet! Heb je een fysieke locatie of een lokaal bedrijf? Pas dan ook je openingstijden aan in Google. Niets is zo vervelend voor een klant als voor een dichte deur staan omdat de reguliere openingstijden nog op 'open' stonden. Daar ontstaan altijd wel een aantal 1 ster reviews door als je dit vergeet. 

Kom je er onverhoopt niet helemaal uit in het panel? Geen zorgen! Onze helpdesk staat ook tijdens de zomerperiode gewoon voor je klaar via de live chat en het ticket-systeem om je snel op weg te helpen.Namens het hele team van MijnHostingPartner.nl: een fantastische en welverdiende vakantie toegewenst!